Guía de uso de Reserver

Guía completa para propietarios de restaurantes

1. Introducción

Reserver es una plataforma de gestión de reservas para restaurantes. Permite a los propietarios gestionar todos los aspectos de su negocio relacionados con las reservas: desde la configuración de zonas y mesas, hasta la recepción de reservas online, la gestión de pagos, las comunicaciones con clientes y el análisis de datos.

Requisitos

• Una cuenta activa en Reserver con una licencia válida.
• Un navegador web moderno (Chrome, Firefox, Edge o Safari).

2. Primeros pasos

Acceso al panel de administración

Accede al panel con tu email y contraseña. También puedes iniciar sesión con Google o Apple.

Visión general del panel

El panel de administración está organizado con una barra lateral (sidebar) que contiene las siguientes secciones principales:

• Escritorio: Vista en tiempo real de las reservas del día.
• Reservas: Listado y gestión de todas las reservas.
• Calendario: Vistas semanal y anual.
• Planificación: Informes de ocupación.
• Clientes: Base de datos de clientes.
• Zonas: Áreas del restaurante.
• Mesas: Gestión de mesas y mesas agrupadas/virtuales.
• Servicios: Turnos de servicio (comida, cena, etc.).
• Menús: Carta del restaurante.
• Campañas: Campañas de email y SMS.
• Estadísticas: Análisis de datos de reservas.
• Configuración: Ajustes generales, escritorio, web, email, SMS.
• Asistente IA: Chatbot de reservas y soporte.
• Lector QR: Verificación de reservas por código QR.

Configuración inicial

Al crear tu cuenta, te recomendamos configurar lo siguiente:

3. Configuración del restaurante

Zonas

Las zonas representan las diferentes áreas de tu restaurante (interior, terraza, salón privado, barra, etc.).

Cada zona tendrá sus propias mesas asignadas y su capacidad se calcula automáticamente en función de las mesas que contiene.

Mesas

Las mesas se asignan a zonas y tienen una capacidad mínima y máxima de comensales.

Opciones adicionales:

• Mesas agrupadas: Permite combinar varias mesas físicas para reservas grandes. Ve a Mesas > Mesas agrupadas.
• Mesas virtuales: Combinaciones predefinidas de mesas que se tratan como una sola unidad. Ve a Mesas > Mesas virtuales.
• Orden de mesas: Define el orden en que las mesas se asignan automáticamente. Ve a Mesas > Orden de mesas.

Servicios

Los servicios representan los turnos de tu restaurante (comida, cena, brunch, evento especial, etc.).

Diseñador visual de zonas

El diseñador visual te permite posicionar las mesas sobre un plano del restaurante. Puedes arrastrar y soltar las mesas, elegir su forma (cuadrada, circular), color y símbolo, y usar una rejilla para alinearlas.

4. Configuración de reservas

Accede a Configuración > Web para ajustar las reglas de reservas online.

Comensales

• Mínimo de comensales: Número mínimo de personas por reserva.
• Máximo de comensales: Número máximo de personas por reserva.

Ventana de reserva

• Días mínimos de antelación: Cuántos días antes se puede reservar como mínimo.
• Semanas máximas de apertura: Hasta cuántas semanas en el futuro se puede reservar.
• Reservas en el mismo día: Permite o impide reservas para el día actual.

Política de cancelación

Define el tiempo máximo que tienen los clientes para cancelar su reserva sin penalización.

Control de saturación

Limita el número máximo de comensales por franja horaria para evitar saturar la cocina o el servicio.

Asignación automática de mesas

Cuando está activada, el sistema asigna automáticamente la mesa más adecuada a cada reserva en función de la capacidad y la disponibilidad.

Optimización de mesas

El sistema puede reorganizar las asignaciones de mesas existentes para maximizar la capacidad del restaurante. Se puede activar de forma manual (botón en el escritorio) o automática.

Lista de espera

Permite a los clientes apuntarse a una lista de espera cuando no hay disponibilidad. Puedes personalizar las condiciones de la lista de espera y, opcionalmente, solicitar los datos de la tarjeta.

Etiquetas de reservas

Crea etiquetas personalizadas para clasificar las reservas (cumpleaños, VIP, alergias, etc.).

Confirmación de reservas

• Automática: Las reservas se confirman directamente al realizarse.
• Manual: Las reservas quedan pendientes de confirmación. Se envía un email de confirmación al cliente con antelación configurable (por defecto, 48 horas antes).

5. Widget de reservas online

Reserver genera automáticamente un sitio web de reservas para tu restaurante.

URL de reservas

Tu restaurante tiene una URL pública donde los clientes pueden hacer reservas online. Comparte este enlace en tu web, redes sociales, Google Maps, etc.

URL simplificada y código QR

También se genera una URL corta ideal para compartir y un código QR que puedes imprimir en tarjetas, manteles, etc.

Integración en tu web

Puedes insertar el widget de reservas en tu propia página web usando un código iframe. El código se genera automáticamente en Configuración > Web.

Personalización

• Colores: Personaliza el color de los botones del widget de reservas.
• Imágenes de fondo: Sube imágenes de tu restaurante para el sitio de reservas.
• Idiomas: Selecciona los idiomas disponibles para tus clientes.

URLs personalizadas de reserva

Crea URLs de reserva con códigos de seguimiento para medir el tráfico desde diferentes fuentes (Instagram, Google, carta, etc.).

6. Pagos y prepagos

Reserver se integra con Stripe para gestionar los pagos de las reservas.

Configuración de Stripe

Introduce tus credenciales de Stripe (clave pública y clave secreta) en Configuración > Web para activar los pagos.

Modos de pago

Autorización previa (pre-auth)

En el modo "Solicitar tarjeta", se realiza una pre-autorización en la tarjeta del cliente. Después de la visita, puedes capturar el cobro o liberarlo.

Opciones adicionales

• Umbral mínimo de comensales: Solo solicitar pago a partir de un número mínimo de comensales.
• Expiración del pago: Las reservas pendientes de pago se cancelan automáticamente tras un tiempo configurable.
• Omitir tarjeta para clientes recurrentes: Los clientes habituales con buen historial pueden reservar sin aportar tarjeta.
• Cargos y reembolsos: Desde la edición de una reserva puedes cobrar, capturar o reembolsar pagos.

7. Gestión diaria de reservas

Escritorio (Dashboard)

El Escritorio es la pantalla principal para la operación diaria. Muestra las reservas del día en tiempo real.

Vista de lista

La vista de lista muestra las reservas organizadas por zonas. Para cada zona puedes ver:

• Plazas totales, comensales actuales y plazas libres.
• Mesas ocupadas y mesas libres.
• Reservas en lista de espera.

Cada reserva muestra el nombre del cliente, número de comensales, hora, mesa asignada, estado y etiquetas.

Vista visual (plano del restaurante)

Si has configurado el diseñador visual, puedes ver las mesas sobre el plano del restaurante con colores que indican su estado:

• Verde: Disponible.
• Azul: Reservada.
• Gris: Bloqueada.

Haz clic en una mesa para ver los detalles de la reserva o editarla.

Bloquear y desbloquear mesas

Puedes bloquear mesas temporalmente (por ejemplo, por mantenimiento o evento privado). Las mesas bloqueadas no estarán disponibles para reservas.

Crear nueva reserva

Hay dos formas de crear una reserva:

1. Reserva manual: Haz clic en el botón "Nueva reserva" en el escritorio. Rellena los datos del cliente, fecha, hora, comensales, servicio, zona y mesa.
2. Walk-in (sin reserva): Para clientes que llegan sin reserva. Se registran directamente con el estado "En mesa".

Editar reserva

Haz clic en cualquier reserva para editarla. Puedes cambiar:

• Fecha y hora
• Número de comensales
• Zona y mesa
• Datos del cliente
• Estado de la reserva
• Comentarios (visibles para el cliente y privados para el personal)
• Etiquetas

Estados de reserva

Historial de cambios

Cada reserva tiene un historial completo de cambios: quién hizo el cambio, cuándo y qué se modificó (fecha, hora, comensales, zona, mesa, estado, etc.). Accede desde Reservas > Registro de Cambios.

Lector QR

Accede al Lector QR desde el menú lateral para escanear los códigos QR de las reservas y verificar su validez rápidamente.

8. Clientes

Lista de clientes

Accede a Clientes en el menú lateral para ver la base de datos de todos los clientes que han reservado en tu restaurante.

Crear y editar clientes

Puedes crear clientes manualmente o se crean automáticamente cuando hacen una reserva. Para cada cliente puedes registrar:

• Nombre y apellidos
• Email y teléfono
• Estado (activo/desactivado)
• Motivo de desactivación (si aplica)
• Comentarios internos (solo visibles para el personal)

Estadísticas de cliente

Si está activada la opción de estadísticas, puedes ver para cada cliente:

• Número de visitas
• Última visita
• Histórico de reservas
• Frecuencia de no-shows

9. Operadores y personal

Operadores

Los operadores son miembros de tu equipo que pueden gestionar las reservas. Cada operador queda registrado cuando realiza cambios en las reservas.

PIN de sesión

Puedes requerir un PIN para identificar al operador activo. Esto garantiza que cada cambio queda atribuido al operador correcto.

Seguimiento de cambios

Cuando los operadores están activados, todos los cambios en las reservas quedan registrados con el nombre del operador que los realizó.

Roles de usuario

Puedes crear diferentes roles con permisos específicos para limitar el acceso de cada miembro del equipo. Ve a Usuarios > Roles de usuario.

10. Comunicaciones y notificaciones

Email

Reserver envía emails automáticos en los siguientes casos:

• Confirmación de reserva: Se envía al cliente cuando realiza una reserva.
• Cambio de estado: Se notifica al cliente cuando cambia el estado de su reserva.
• Recordatorio: Se envía un email de recordatorio con antelación configurable.
• Notificación al restaurante: Se notifica al restaurante cada vez que se recibe una nueva reserva.

Configura los ajustes de email en Configuración > Email.

SMS

Puedes enviar SMS automáticos de confirmación y cambio de estado. Necesitas configurar un proveedor de SMS y disponer de saldo.

• Configura el proveedor en Configuración > SMS.
• Compra bonos de SMS desde el panel.

Notificaciones push

Activa las notificaciones push en el navegador para recibir alertas en tiempo real cuando se recibe una nueva reserva o se produce un cambio.

Telegram

Conecta un grupo de Telegram para recibir notificaciones instantáneas de nuevas reservas, cambios y cancelaciones. Configura el token del bot y el ID del grupo en Configuración > General.

Plantillas personalizadas

Los emails y SMS usan plantillas con variables dinámicas (shortcodes) que se reemplazan automáticamente con los datos de la reserva: nombre del cliente, fecha, hora, número de comensales, etc.

11. Campañas de marketing

Accede a Campañas en el menú lateral para crear y enviar campañas de marketing a tus clientes.

Campañas de email

Campañas de SMS

El proceso es similar al de email, pero el mensaje se envía por SMS. Requiere saldo de SMS disponible.

Seguimiento

Cada campaña registra las estadísticas de envío y clicks para que puedas medir su efectividad.

Baja de comunicaciones

Los clientes pueden darse de baja de las comunicaciones comerciales haciendo clic en el enlace de baja incluido en cada email.

12. Menús del restaurante

Crear menús

Accede a Menús en el menú lateral para crear y gestionar los menús de tu restaurante.

Menús multiidioma

Puedes crear menús en varios idiomas para atender a clientes internacionales.

Asociar menús a reservas

Si activas esta opción, los clientes podrán seleccionar un menú durante el proceso de reserva.

13. Informes y estadísticas

Estadísticas

Accede a Estadísticas en el menú lateral para ver análisis de tus reservas: tendencias, períodos de mayor demanda, tasas de cancelación, no-shows, etc.

Planificación

La sección Planificación muestra la ocupación prevista por día, semana o mes. Puedes filtrar por rango de fechas (7 días, 30 días, meses, semanas).

Exportar informes

• PDF: Genera informes en PDF desde la sección de Planificación o Reservas.
• CSV: Exporta datos a CSV para análisis externo.

14. Calendario

Vista semanal

El calendario semanal muestra la disponibilidad y las reservas organizadas por día y franja horaria. Accede desde Calendario > Semanal.

Vista anual / Días especiales

El calendario anual te permite marcar días especiales (festivos, eventos, cierres) que afectan a la disponibilidad. Accede desde Calendario > Anual.

15. Asistente IA

Reserver incluye un asistente de inteligencia artificial que puede interactuar con tus clientes y ayudarte en la gestión del restaurante.

Chatbot de reservas

El chatbot de reservas es un asistente virtual que atiende a tus clientes a través de una ventana de chat en tu sitio web. Puede:

• Responder preguntas sobre disponibilidad.
• Consultar fechas, horarios y zonas disponibles.
• Crear reservas a través de la conversación.

Chatbot de soporte

El chatbot de soporte es un asistente interno para el personal del restaurante. Puede:

• Consultar y modificar ajustes del restaurante.
• Mostrar información de zonas, mesas y servicios.
• Generar estadísticas de reservas.

Configuración

Accede a Asistente IA en el menú lateral para configurar:

• Activar/desactivar el chatbot.
• Personalizar el comportamiento del asistente.
• Generar claves API para integraciones externas (plugin de WordPress).
• Ver el historial de conversaciones.

Balance y consumo

El asistente IA funciona con un sistema de saldo en euros. Puedes comprar bonos de saldo desde el panel. Cada conversación consume saldo en función de la cantidad de mensajes procesados.

Integración con Telegram

El chatbot de reservas puede conectarse a Telegram, permitiendo a los clientes hacer reservas directamente desde un bot de Telegram.

Asistente de voz (VAPI)

Opcionalmente, puedes activar un asistente de voz que atiende llamadas telefónicas y gestiona reservas por voz. Requiere integración con VAPI y un número de teléfono configurado.

16. Integraciones

Google Reserve

Integra tu restaurante con "Reservar con Google" para que los clientes puedan reservar directamente desde Google Maps y la Búsqueda de Google.

Login social

Los usuarios del panel pueden iniciar sesión con:

• Google: Login con cuenta de Google.
• Apple: Login con Apple ID.

WordPress

Reserver ofrece un plugin de WordPress para insertar el chatbot de reservas en tu sitio web de WordPress.

Stripe

Integración con Stripe para gestionar pagos, pre-autorizaciones, cobros y reembolsos de reservas.

17. Perfil y facturación

Perfil

Accede a Perfil en el menú lateral para editar tu información personal: nombre, email, contraseña, datos de contacto.

Licencia y facturación

En Licencia y facturación puedes consultar:

• El estado de tu suscripción/licencia.
• El historial de facturas.
• Descargar facturas en PDF.